Faire un index (Word)

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Faire un index (Word)

Message par Alice B. le Dim 12 Avr - 17:31

Ci-dessous une page utile qui vous guide pas à pas pour mettre en place un index sous word. En fait la partie la plus compliquée c'est de décider ce qu'on veut mettre dans son index!
Le CAVI organisera peut-être l'an prochain une séance de formation sur les index.
http://office.microsoft.com/en-us/word/HP012264991033.aspx#5

Alice B.
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Re: Faire un index (Word)

Message par CecileC le Lun 13 Avr - 11:28

Merci Alice !

Bon, comme d'habitude, on n'y comprend pas grand chose, aux explications de m*crosoft... (bon, surtout quand les explications sont en anglais, et qu'on a un Word en français ! Pour trouver les menus, c'est galère.)

Il y a aussi les explications d'une utilisatrice d'un forum très bien : http://www.letrouble.net/forum-master-et-these-f22/index-techeunique-t32990-15.htm

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Re: Faire un index (Word)

Message par claire le Jeu 4 Fév - 20:16

Hello Cécile,
la manip, est-ce que tu l'as faite avec Word 2007 ou une version antérieure?
je viens de passer à la version 2007 et j'ai du mal à m'y retrouver avec les onglets qu'ont changé...
merci!

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Re: Faire un index (Word)

Message par claire le Jeu 4 Fév - 20:41

Eureka!
Pour ceux-celles qui comme moi auraient du mal à retrouver les commandes avec le nouveau Word, ce tutoriel indique les manips avec les anciennes versions, et les chemins à suivre dans la nouvelle.
http://faqword.com/index.php/word-tutoriels/toutes-versions/90-majeur-non-index-.html
Résultat, ça marche!
Vive l'indexation automatique!

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Re: Faire un index (Word)

Message par CecileC le Jeu 4 Fév - 20:55

Non, a vrai dire, je l'ai fait avec Open Office, mais ça marche de la même manière que ce qui est indiqué sur le forum, donc je n'ai pas eu de problème.

Je vais recopier ce qu'il y a écrit sur l'autre forum, car je viens de constater qu'on ne pouvait pas y accéder sans être logué. Copyright Snoop @ Le Trouble !

Créer un index

A Pour marquer des entrées d'index (entrée d'index : code de champ qui marque un texte spécifique pour son insertion dans un index. Lorsque vous marquez du texte comme entrée d'index, Microsoft Word insère un champ XE (Index Entry) mis en forme comme du texte masqué.), effectuez l'opération suivante :

Créez un fichier de concordance (fichier de concordances : liste de mots à inclure dans un index. Utilisez un fichier de concordances dans Microsoft Word pour marquer rapidement des entrées d'index.).
Procédure

1 Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Insérer un tableau .
2 Faites glisser pour sélectionner deux colonnes.
3 Dans la première colonne, tapez le texte que Microsoft Word doit rechercher et marquer comme entrée d'index. Tapez le texte exactement comme il apparaît dans le document (voir conseils en dessous). Appuyez ensuite sur TAB.
4 Dans la deuxième colonne, tapez l'entrée d'index associée au texte entré dans la première colonne. Appuyez ensuite sur TAB. Pour créer une sous-entrée (sous-entrée : entrée d'index répertoriée sous un titre plus général. Par exemple, l'entrée d'index « planètes » peut avoir les sous-entrées « Mars » et « Vénus ».), tapez l'entrée principale suivie de deux points ( : ) et de la sous-entrée.
5 Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque référence d'index et chaque entrée.
6 Enregistrez le fichier de concordance.

Conseils

Pour vous assurer que Word indexe bien chaque occurrence, répertoriez toutes les formes à rechercher. Par exemple, tapez créer, créant et création dans trois cellules séparées (colonne de gauche), puis tapez tableaux dans les cellules correspondantes (colonne de droite).
Pour accélérer la création d'un fichier de concordance, commencez par ouvrir ce fichier et le document à indexer. Pour visualiser simultanément ces deux documents, dans le menu Fenêtre, cliquez sur Réorganiser tout. Copiez ensuite le texte du document dans la première colonne du fichier de concordance.

B Ouvrez le document que vous voulez indexer.
C Dans le menu Insertion, pointez sur Référence, cliquez sur Tables et index, puis sur l'onglet Index .
D Cliquez sur Marquage auto.
E Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du fichier de concordance que vous voulez utiliser.
Cliquez sur Ouvrir.
Word recherche dans le document l'occurrence exacte du texte tapé dans la première colonne du fichier de concordance, puis utilise le texte de la deuxième colonne comme entrée d'index. Word marque seulement la première occurrence d'une entrée dans chaque paragraphe.

Remarque Microsoft Word insère chaque entrée d'index marquée sous forme de champ XE (entrée d'index) au format texte masqué (texte masqué : mise en forme des caractères qui vous permet d'afficher ou de masquer un texte spécifié. Microsoft Word indique que le texte est masqué en le soulignant avec une ligne pointillée.). Si les champs XE ne sont pas visibles, dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Afficher/Masquer.

F Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l'index final.
Pour vous assurer que la pagination du document est correcte, vous devez masquer les codes de champ et le texte masqué. Si les champs XE (entrée d'index) ne sont pas visibles, dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Afficher/Masquer.
G Dans le menu Insertion, pointez sur Référence, cliquez sur Tables et index, puis sur l'onglet Index.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
cliquez sur un modèle dans la zone Formats pour utiliser l'un des modèles disponibles.
H Sélectionnez toutes les autres options d'index souhaitées.
Pour mettre l'index à jour, cliquez à gauche du champ et appuyez sur F9.

Remarques

Ne modifiez pas les entrées d'index dans l'index final ; vous risqueriez de perdre vos modifications à la mise à jour de l'index.
Si vous créez un index dans un document maître (document maître : conteneur pour un ensemble de fichiers distincts (ou sous-documents). Vous pouvez utiliser un document maître pour définir et gérer un document en plusieurs parties, tel qu'un livre doté de plusieurs chapitres.), développez les sous-documents avant l'insertion ou la mise à jour de l'index.

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